La formation, composante essentielle d'un onboarding réussi

La formation, composante essentielle d’un onboarding réussi

Evan Friburg | 09.07.2021

Pour toute entreprise, petite ou grande, l’onboarding (ou l’intégration) d’un nouveau salarié est un moment crucial. Un onboarding réussi ne s’arrête pas aux premiers jours suivant l’arrivée dans l’entreprise, il peut s’étaler sur plusieurs mois. Il sert à engager le salarié au sein d’une nouvelle organisation et d’une nouvelle équipe, à le faire adhérer à sa mission et à lui transmettre la marque employeur de l’entreprise.

L’objectif ? Favoriser une intégration rapide du salarié ainsi que sa rétention [1]. Au-delà des actions mises en œuvre pour que le salarié se familiarise avec son nouvel environnement, l’onboarding a pour but d’assurer l’apprentissage du métier – ou des spécificités du métier dans l’entreprise – par le salarié. C’est cette composante de l’onboarding que nous détaillerons dans la suite de cet article.

Comment garantir le ROL de l’onboarding ?

Le ROL, c’est le return on learning (en français, le retour sur apprentissage). Garantir le ROL de l’onboarding signifie garantir une formation optimale du salarié sur les connaissances et compétences métier liées à sa nouvelle fonction, qui lui permettront d’être performant. Si on prend l’exemple d’un salarié recruté sur un poste technique dans une entreprise du secteur de l’industrie, son onboarding inclura des formations sur : les valeurs et les produits de l’entreprise, les outils utilisés au quotidien, les gestes techniques, les règles de sécurité…

Pour améliorer le ROL de l’onboarding, l’entreprise peut s’intéresser à trois axes d’optimisation :

Adapter la formation vis-à-vis de la diversité des profils
Réduire le temps de formation pour que le salarié soit rapidement opérationnel
Evaluer la performance du dispositif d’onboarding à moyen et long terme

Réaliser un diagnostic amont pour s’adapter aux individus

L’une des particularité de l’onboarding, en matière de formation, est la grande diversité des profils. Si le salarié a été recruté en externe, il est essentiel de lui transmettre les valeurs de l’entreprise et de le former sur les produits. En revanche, une formation sur les outils utilisés au quotidien pourra être évitée (ou raccourcie) dans le cas où le salarié a déjà travaillé sur cet outil – ou déjà été formé – dans le cadre d’une expérience précédente. A l’inverse, s’il s’agit d’un recrutement interne, on peut éviter la formation aux produits de l’entreprise afin de se concentrer sur les gestes techniques liés à l’exercice du nouveau métier.

Pour s’adapter à ces différents profils, nous préconisons la mise en œuvre d’un diagnostic amont visant à déterminer les connaissances et les compétences sur lesquelles le salarié a un réel besoin de se former. Ce diagnostic peut être réalisé sous forme de questionnaire technique pour évaluer les savoirs (connaissances produits, outils, sécurité…) et sous forme d’auto-évaluation [2], de tests psychométriques ou de serious game pour évaluer les savoir-faire et les savoir-être (gestes techniques, compétences comportementales…).

Du parcours unique au parcours différencié

Pour optimiser le ROL de l’onboarding, l’entreprise peut également miser sur la réduction du temps passé à se former par le salarié, dans le but de le rendre opérationnel le plus vite possible. Grâce au diagnostic réalisé en amont, il est possible de mesurer l’écart de compétences du salarié vis-à-vis des attendus liés à son poste. Ainsi, en fonction des compétences sur lesquelles le salarié a réellement besoin de se développer, on l’orientera vers un parcours A ou B : il s’agit d’un parcours différencié, un premier pas vers l’optimisation de la formation.

On peut aller plus loin en mettant en place une formation adaptative, dans laquelle le parcours du salarié évoluera de façon dynamique en fonction de son profil, de sa maîtrise et de la vitesse à laquelle il monte en compétences : on parle alors d’adaptive learning. La force de cette approche est d’évaluer en continu les compétences du salarié afin d’arrêter sa formation dès que le niveau attendu est atteint. Dans une optique de réduction du temps de formation, nous préconisons également de privilégier l’usage de formats pédagogiques courts, se rapprochant au maximum du micro-learning.

Les analytics au service de l’amélioration continue

Enfin, il est important d’analyser l’impact de l’onboarding à moyen et long terme pour s’assurer, d’une part, que le salarié possède toujours les compétences acquises lors de son intégration et les met en pratique et, d’autre part, pour mettre en place une logique d’amélioration continue du dispositif. En ce sens, il est important de formaliser, d’outiller et de systématiser l’évaluation des compétences à froid (quelques mois après la formation), voire en continu. Selon le type de compétence à évaluer, les méthodes sont nombreuses : questionnaires techniques, auto-évaluation, feedback par le manager ou les pairs, évaluation 360°…

Ces actions permettront de valider la maîtrise des compétences et, par conséquent, l’impact des actions de formation réalisées lors de l’onboarding sur le maintien durable de ces compétences. Et si la performance du dispositif est insuffisante ?

Dans le cas où on observe que les compétences n’ont pas été correctement acquises, on préconisera une réingénierie du parcours de formation, aussi bien sur le fond que sur la forme. Des analytics pertinents serviront alors à identifier les contenus peu efficients et donc à retravailler.
Dans le cas où les compétences sont acquises mais non maintenues durablement, on peut imaginer déployer des formations régulières servant de rappel (par exemple, une formation annuelle sur les règles de sécurité) – ce qui peut cependant représenter un coût considérable – ou déployer un dispositif d’ancrage des compétences, permettant d’accompagner le salarié à l’issue de son onboarding avec des contenus ponctuels, courts et engageants pour optimiser sa rétention des compétences.

[1] Le turnover, lorsqu’il présente un niveau modéré, peut avoir un impact positif : il est alors synonyme de nouvelles idées et approches. Toutefois, il est indispensable pour les entreprises de mettre en place des stratégies visant à retenir leurs meilleurs collaborateurs car ces derniers représentant un véritable avantage concurrentiel. Ignorer un turnover important peut s’avérer très coûteux (Source).

[2] Dans le cadre d’un parcours d’onboarding, l’auto-évaluation ne sera pas adaptée à tous les métiers ou tous les profils car elle suppose que le salarié soit conscient et objectif vis-à-vis de ses compétences.