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Qu’est-ce qu’une bonne gestion de projet pour la mise en place d’un dispositif innovant ?

Qui dit amener du changement dans des pratiques existantes dit gestion de projet, et le domaine de la formation n’échappe pas à cette affirmation.
Le contexte sanitaire qui occupe une grande partie de l’actualité depuis début 2020 a rebattu les cartes et ouvert de nouveaux horizons concernant les besoins liés à la formation. L’enjeu pour les entreprises est d’offrir une expérience de formation qui réponde le mieux possible à leurs problématiques de gestions des compétences en s’adaptant aux nouveaux usages (télétravail généralisé, numérisation de la formation etc.).

Tout au long de ce qui va suivre, nous détaillerons les enjeux de la gestion de projet, liée à la formation. Dans un premier temps il s’agira de comprendre les enjeux du client, sa stratégie de formation et la structuration de ses contenus. Ensuite les équipes formation chez le client doivent prendre en main et monter en autonomie sur les nouveaux outils avec l’aide de l’équipe projet. Le nouvel outil devra s’intégrer dans un écosystème déjà en place, et la conduite du changement permettra l’engagement des apprenants et des formateurs vis-à-vis du dispositif.

Comprendre les enjeux de l’entreprise 

a. Stratégies de formation

Lorsqu’un projet learning débute, il est important pour les équipes projet externes de comprendre les enjeux de l’entreprise et la stratégie interne ayant abouti à la mise en place un dispositif innovant. L’équipe projet doit également s’imprégner des problématiques de formation liées au secteur d’activité et assimiler le jargon utilisé par les équipes.
Ces étapes initiales permettent de :

• Créer un lien de confiance avec les interlocuteurs principaux.
• Développer une bonne compréhension des enjeux formation de secteurs ayant chacun leurs spécificités métiers.
• Se projeter dans le déploiement du dispositif, en adoptant le point de vue de l’organisation, que ce soit une entreprise, une structure académique, un organisme de formation…
• Identifier les documents indispensables qui centralisent les informations clés et permettent d’anticiper les questions récurrentes des clients (FAQ*, notice utilisateur, kit de communication etc.).

Par exemple, dans le cadre de la gestion de projet learning d’un client dans le secteur financier, le minimum est de comprendre les problématiques règlementaires spécifiques à ce domaine, de connaître le jargon utilisé par les équipes formation et d’avoir une compréhension des grandes thématiques financières afin de pouvoir gérer au mieux l’implémentation du dispositif au sein de l’entreprise en collaboration avec les équipes internes.

b. Se projeter à moyen terme

Même si la quasi-totalité des clients souhaitent commencer par un pilote pour tester une solution, il est important, dès le début, d’être en capacité de se projeter dans les étapes suivantes de déploiement à grande échelle. Cela nécessite de détecter au préalable les tâches chronophages pour les paralléliser si c’est possible et optimiser le temps passé sur le projet.

La mise à jour des contenus d’évaluation et de formation est par exemple une tâche coûteuse en temps mais indispensable à la mise en place de certains dispositifs de formation innovants comme l’Adaptive Learning, le Mobile Learning ou l’Immersif Learning. Fluidifier la mécanique grâce à une expertise et des processus projet bien huilés permet un gain de temps considérable aux clients.

Un cas d’application concret : une école qui forme aux métiers de la communication souhaite mettre en place un nouveau dispositif en complément de sa formation classique, grâce à une application mobile permettant de mieux préparer les examens. Cette école de 5000 étudiants souhaite lancer un pilote avec 300 élèves et une sélection de matières telles que la communication interne ou le marketing en temps de crise. Même si le focus initial réside sur ces 300 élèves initiaux, il est judicieux de s’imaginer à quoi ressemblera un déploiement sur les 5000 étudiants pour anticiper les questionnements que cela engendrera et l’organisation nécessaire.

2. Tenir compte du dispositif en place et des contenus de formation existants 

a. Le dispositif de formation existant

Chaque structure a, selon des degrés divers de maturité, un dispositif de formation déjà en place. Lorsqu’une collaboration est contractualisée entre un client et un prestataire qui vient apporter une solution innovante, il est important de comprendre :

• Les outils et processus déjà en place et leur fonctionnement
• Les attentes du client vis-à-vis de l’ajout de la nouvelle solution

Par exemple, une entreprise cliente équipée d’un LMS (Learning Management System), auquel les apprenants accèdent pour se former peut décider d’ajouter une couche d’individualisation des parcours de formation grâce à de l’adaptive learning ou d’apporter une touche plus ludique grâce à la gamification. Dans ce cas de figure, le chef de projet qui gère l’intégration du nouveau dispositif dans le LMS a tout intérêt à comprendre ce qui est déjà en place pour s’adapter au mieux aux usages du client.

b. Les contenus de formation existants et les préconisations éditoriales

Un dispositif de formation en place implique des contenus de formation existants. Il est important de procéder à un état des lieux afin d’identifier si ces contenus sont adaptés au nouveau dispositif ou s’il est nécessaire de procéder à leur réingénierie¹ ou d’en créer de nouveaux.
Le partage de préconisations éditoriales adaptées au nouvel outil à implémenter est indispensable, car il permet d’avoir une ligne directrice sur la création ou modification de contenu pour tirer parti au mieux du nouveau dispositif.

Par exemple : un dispositif existant faisant appel à des questions d’évaluation n’ayant que des réponses de type « vrai-faux » laisse beaucoup de place au hasard pour répondre correctement. Celui-ci peut ne pas être adapté à un programme de formation nécessitant d’évaluer plus finement la maîtrise de compétences des collaborateurs. Un travail d’ingénierie pédagogique préalable va permettre de créer des questions plus variées et donc d’évaluer avec plus de certitude le niveau de maîtrise du collaborateur.

3. Former les équipes sur les produits pour les rendre autonomes

Une fois le dispositif en place, il est crucial de former les interlocuteurs côté client à l’utilisation du nouvel outil. Ceux qui ont participé à la mise en place du projet côté client doivent bien le comprendre, afin de l’expliquer de manière claire et avec des termes compréhensibles au public cible et aux autres responsables formation. Il est donc indispensable qu’ils aient manipulé au maximum l’outil avec l’aide du chef de projet et soient à l’aise avec son utilisation avant la fin du projet.

4. Se projeter dans le déploiement grâce à une bonne conduite du changement

Un peu plus haut, nous parlions de se projeter à moyen terme. La conduite du changement implique de communiquer sur le nouveau dispositif afin d’inciter les acteurs de la formation à l’intégrer dans leurs pratiques quotidiennes et les apprenant à l’utiliser. Communiquer sur le dispositif est tout aussi important que de l’implémenter car c’est de son utilisation que va dépendre le succès du projet.
Par exemple, pour le lancement d’une application qui ajoute une couche d’intelligence artificielle à un dispositif existant, il est crucial de faire passer les messages adéquats aux apprenants, mettant en avant ce qu’ils ont à gagner à l’utiliser (temps, individualisation, précision d’évaluation etc.) et leur indiquant comment y accéder. Ce travail de communication permet d’expliquer l’objectif du dispositif et de générer son adoption par le plus grand nombre.

Conclusion

Enfin, si une gestion de projet learning efficace repose à la fois sur un ensemble de méthodes et de jalons, elle repose également sur l’humain. Ainsi, la capacité d’adaptation à un contexte changeant, la capacité d’empathie et d’écoute, ainsi que la rigueur et un sens de la méthodologie sont des qualités nécessaires à un chef de projet pour mener à bien ses missions.

Au delà des enjeux de la gestion de projet learning, découvrez dans cet article comment l’IA en formation peut accompagner la sortie de crise. 

¹ Réingénierie des contenus : processus consistant à revoir la formulation des contenus d’évaluation déjà existants, afin qu’ils s’adaptent mieux au dispositif de formation à implémenter et à mettre à disposition des populations concernées.